Compliance specjalistyczne

Compliance specjalistyczne – projektowanie i weryfikacja procedur

Pomagamy organizacjom zaprojektować i uporządkować zasady działania w obszarach, które wykraczają poza księgowość oraz kadry i płace. Tworzymy praktyczne procedury, wytyczne i instrukcje, które zabezpieczają zgodność z przepisami, normami i politykami wewnętrznymi oraz realnie zmniejszają ryzyko operacyjne, prawne i wizerunkowe.

Dla kogo

Spółki prawa handlowego i jednostki sektora publicznego.
Organizacje przygotowujące się do kontroli, certyfikacji lub audytu zewnętrznego.
Podmioty, które zwiększają skalę działalności, wdrażają nowe procesy lub technologie i potrzebują poukładanych zasad działania.

Co obejmuje Compliance specjalistyczne

1) System zgłaszania naruszeń (sygnaliści)

Polityka, procedura, kanały zgłoszeń, klauzule poufności, rejestr zgłoszeń, wzory odpowiedzi.
Szkolenie wyznaczonych osób i komunikacja wewnętrzna.

2) Przeciwdziałanie korupcji i konfliktowi interesów

Kodeks antykorupcyjny, rejestr korzyści, zasady prezentowe, oświadczenia o bezstronności, matryca decyzyjna.
Ścieżki eskalacji i postępowania wyjaśniające.

3) Należyta staranność kontrahentów (badanie przedrelacyjne / due diligence)

Lista sprawdzająca, klasyfikacja ryzyka partnerów, minimalne wymogi dokumentowe, klauzule umowne.
Procedura wstrzymania współpracy i monitoring wskaźników ostrzegawczych.

4) Bezpieczeństwo informacji i ciągłość działania

Polityki i procedury organizacyjne (m.in. dostępów, haseł, kopii zapasowych, zarządzania incydentami), plan ciągłości działania (BCP) i odtwarzania po awarii (DRP).
Mapy ról i odpowiedzialności, plan testów, rejestry incydentów.

5) Licencje, własność intelektualna i zasoby cyfrowe

Zasady używania oprogramowania, banków zdjęć, fontów, modeli AI; rejestr licencji.
Procedura akceptacji treści i oznaczeń praw autorskich.

6) Zamówienia publiczne i przejrzystość zakupów

Matryca ról i odpowiedzialności, opis sposobu szacowania wartości, zasady wyłączeń i trybów.
Procedury archiwizacji dokumentacji oraz ścieżki odwoławcze.

7) Fundusze i dotacje

Procedury kwalifikowalności wydatków, rejestr ryzyk, obieg dokumentów, kontrola krzyżowa.
Przygotowanie do kontroli oraz plan działań naprawczych.

8) Ochrona środowiska i odpowiedzialność społeczna (ESG)

Polityki środowiskowe i społeczne, podstawowe wskaźniki, zarys ładu nadzoru (governance).
Procedura raportowania i minimalne standardy dowodowe.

9) BHP i ochrona fizyczna

Procedury reagowania na zdarzenia, instrukcje stanowiskowe, rejestr zdarzeń i działań zapobiegawczych.
Komunikacja wewnętrzna i szkolenia okresowe.

10) Inne, indywidualne wymagania klienta – procedury szyte na miarę

Projektujemy i wdrażamy dedykowane procedury, wytyczne, rejestry i formularze dla specyficznych procesów, których nie ujęto wyżej.
Obejmuje to analizę ryzyk i wymogów branżowych, dopasowanie do istniejących narzędzi i kultury organizacyjnej, integrację z politykami oraz przeszkolenie personelu.
Przykładowe obszary: jednostki medyczne i edukacyjne, instytucje kultury, laboratoria badawcze, ochrona danych i informacji niejawnych, zarządzanie flotą, obsługa klientów wrażliwych, ład zarządzania rozwiązaniami opartymi na sztucznej inteligencji.

Uwaga: obszary finansowo-podatkowe i kadrowo-płacowe prezentujemy na odrębnych podstronach (Compliance księgowo-podatkowe oraz Compliance kadrowo-płacowe/HR).

W częściach wymagających opinii prawnej współpracujemy z kancelariami radców prawnych / adwokatów.

Jak pracujemy

Rozpoznanie – proces rozpoczynamy od przeprowadzenia krótkich wywiadów z kluczowymi osobami w organizacji oraz przeglądu już istniejących dokumentów i funkcjonujących systemów. Dzięki temu szybko identyfikujemy główne ryzyka oraz obszary wymagające poprawy lub dostosowania do aktualnych wymogów.
Mapa wymogów – przygotowujemy szczegółowy katalog źródeł regulacji, takich jak przepisy prawa, normy branżowe czy zapisy umów. Każdy wymóg zostaje przypisany do właściwego procesu i jego właściciela, co zapewnia jasność odpowiedzialności i ułatwia dalsze działania wdrożeniowe.
Projekt procedur – tworzymy dedykowane dokumenty, które są precyzyjnie dopasowane do Twojej organizacji: jej języka, struktury oraz kultury pracy. Dbamy o to, by były one zrozumiałe i możliwe do wdrożenia w codziennej praktyce.
Uzgodnienia – na tym etapie przeprowadzamy konsultacje z zespołem, zbieramy uwagi i sugestie, a następnie wprowadzamy niezbędne korekty. Pozwala to osiągnąć pełne dopasowanie dokumentów do realiów operacyjnych i specyfiki organizacji.
Wdrożenie – zapewniamy kompleksowe wsparcie we wdrożeniu nowych procedur: prowadzimy szkolenia dla personelu, wspieramy publikację dokumentów w dedykowanych repozytoriach oraz uruchamiamy rejestry i narzędzia monitoringu.
Monitoring – opracowujemy prosty, przejrzysty plan regularnych przeglądów oraz wskaźniki, które pomagają na bieżąco oceniać skuteczność wdrożonych rozwiązań. Na bieżąco aktualizujemy dokumentację po każdej zmianie przepisów lub procesów biznesowych, dbając o utrzymanie zgodności i efektywność działania.

Dlaczego warto

Realna, a nie „papierowa” zgodność – dokumenty, które da się stosować w praktyce.
Spójność z istniejącymi procesami – uwzględniamy narzędzia, które już posiadasz.
Redukcja ryzyk i kosztów – mniej błędów, mniej gaszenia pożarów, lepsze przygotowanie na kontrolę.
Przejrzystość odpowiedzialności – każdy wie „co, kto, kiedy i jak”.

Cennik